/
/

  • Централізоване керування процесами створення документів і покращена звітність

    Централізоване керування процесами створення документів і покращена звітністьHeroSlider
Konica Minolta

Централізоване керування процесами створення документів і покращена звітність

Прозоре планування витрат на створення, сканування та копіювання документів: як усе влаштовано у Ciklum

Про компанію і роль процесів створення, сканування та копіювання документів у її операційній діяльності

Ciklum є одним з найбільших розробників програмного забезпечення в Україні. Компанія спеціалізується на забезпеченні цифрової трансформації деяких великих організацій і платформ цифрової економіки. Її головний офіс розташований у Британії. Понад 3500 інженерів Ciklum працюють у центрах з розроблення програмного забезпечення в Україні, Білорусі, Іспанії, Польщі та Пакистані.

Не дивно, що друк не відіграє вагому роль у компанії. Але для таких адміністративних відділів, як-от фінансового, юридичного та бухгалтерії, які мають справу з чималою кількістю документів, попри тотальну цифровізацію, процеси друку, копіювання та сканування залишаються важливими.

З Konica Minolta у Ciklum познайомилися ще у 2015 році. На той момент керівництво компанії зауважувало про незручності через відсутність централізованого керування друком і прозорої звітності. Були також проблеми з обслуговуванням парку принтерів у всіх офісах Ciklum як на рівні користувача — "не друкує", "не можу під'єднатися" тощо, — так і на рівні пристроїв — заміна картриджів, ремонти тощо. Особливо бентежили чималі регулярні фінансові витрати на обслуговування принтерів, яке, здавалося, ніколи не припинялося.

Від викликів до нових рішень

Рішення від Konica Minolta працюють на кожній нашій локації — від Європи до Америки

"Ми хотіли централізовано керувати друком в усіх українських офісах, мати можливості зручного сканування на пошту, покращити звітність, інтегрувати базу даних працівників із системою керування друком, а найголовніше, зробити використання офісних БФП зрозумілим і легким", — розповідає керівник ІТ-інфраструктури та операційної підтримки Ciklum Андрій Косовай.

Серед особливих побажань до Konica Minolta було розроблення зручного підходу до авторизації користувачів без використання магнітних карток незалежно від локації працівника — через єдиний сервер, що охоплює всі офіси компанії по світу.


"Рішення від Konica Minolta працюють на кожній нашій локації — від Європи до Америки. Усі пристрої та процеси друку, копіювання та сканування документів пов’язані між собою. Усе дуже просто: один центральний сервер друку обслуговує всі пристрої, надає розширені звіти й відповідає за авторизацію користувачів. Працівники мають змогу відправити документ на друк будь-яким зручним для них способом, а забрати його паперову версію у зручний час і в якому завгодно офісі Ciklum. Наприклад, перед відрядженням можна відправити документ на друк у Києві, а надрукувати та забрати його вже в Лондоні", — Андрій Косовай, керівник ІТ-інфраструктури та операційної підтримки

Зараз у Ciklum працюють 24 офісних хаби Konica Minolta. Для друку з електронної пошти та з будь-якого пристрою використовують інтеграцію з корпоративною поштовою системою компанії.
Для можливості співробітникам користуватися принтером з корпоративного акаунту Google Workspace з якої завгодно точки світу без доступу до корпоративної мережі раніше застосовували інтеграцію з Google Cloud Print, проте наразі компанія шукає альтернативне рішення.
CardImageUndefined
Андрій Косовай

Керівник ІТ-інфраструктури та операційної підтримки, Ciklum

Рішення від Konica Minolta працюють на кожній нашій локації — від Європи до Америки. Усі пристрої та процеси друку, копіювання та сканування документів пов’язані між собою.

Переваги нового підходу

Ми назавжди забули, що таке обслуговування принтера чи заправлення картриджа

За словами пана Косовая, у Ciklum досягли всіх поставлених цілей. Так, на 90% зменшилася кількість звернень щодо проблем із друком до служби ІТ-підтримки. Було оновлено парк різноманітних принтерів на сучасні офісні хаби, котрі здатні забезпечити всі потреби бізнесу: кольоровий друк, сканування і копіювання документів форматів А4 та А3, зручні сканування на пошту й авторизація користувачів.

Також почали користуватися можливостями автоматизації деяких рутинних процесів роботи з документами, як-от їх сканування за попередньо налаштованим шаблоном — це дуже зручно для відділу, який часто працює зі сканером.

"Ми назавжди забули, що таке обслуговування принтера чи заправлення картриджа. Спеціалісти Konica Minolta швидко реагують на звернення і вчасно обслуговують пристрої. Це професіонали високого рівня як з технічних напрямків, так і з операційних."
- Андрій Косовай, Керівник ІТ-інфраструктури та операційної підтримки, Ciklum

"Наші співробітники не одразу звикли до змін, але вже через місяць оцінили переваги. Тепер питання оновлення техніки повністю лежить на постачальникові послуг аутсорсингу. Ми назавжди забули, що таке обслуговування принтера чи заправлення картриджа. Спеціалісти Konica Minolta швидко реагують на звернення і вчасно обслуговують пристрої. Це професіонали високого рівня як з технічних напрямків, так і з операційних. Якщо кількома словами, рішення від Konica Minolta — це «Друк як сервіс»",— Андрій Косовай, керівник ІТ-інфраструктури та операційної підтримки.

OneRate

OneRate — друк як сервіс з абсолютно прозорим і точним підходом до планування витрат

Ciklum стала першою компанією в Україні, яка обрала оновлену модель послуги аутсорсингу друку
OneRate. Згідно з нею компанія не переймається, скільки та що друкує — передбачений фіксований щомісячний платіж, в який усе включено. OneRate — це звична для всіх послуга аутсорсингу, але без лічильників, без додаткових платежів, без клопотів. Такий підхід дозволяє Ciklum абсолютно прозоро і точно планувати свої витрати на процеси друку, копіювання та сканування документів.


"Цю модель українська Konica Minolta запозичила зі Штатів. Успішний, прагматичний і одночасно вимогливий бізнес-замовник, котрий вирощений у країні з передовою економікою, вміє цінувати свій час та кошти, а також отримувати максимум від вкладених ресурсів. Певен, саме це слугувало причиною популярності такої моделі у США, — розповідає директор з продажів Konica Minolta Ukraine Андрій Тумка. — Я не здивувався, коли Ciklum, яка повністю відповідає описаному профілю бізнес-замовника, після нетривалого, але дуже ретельного аналізу, оцінила переваги нової запропонованої моделі й стала першою компанією серед клієнтів Konica Minolta в Україні, котра перейшла на OneRate".
CardImageUndefined
Андрій Тумка

Директор з продажів Konica Minolta Ukraine

Цю модель українська Konica Minolta запозичила зі Штатів. Успішний, прагматичний і одночасно вимогливий бізнес-замовник, котрий вирощений у країні з передовою економікою, вміє цінувати свій час та кошти, а також отримувати максимум від вкладених ресурсів.

Зацікавило рішення?

Друкуйте скільки потрібно з OneRate від Konica Minolta
Друкуйте скільки потрібно з OneRate від Konica Minolta

Попри тотальну диджиталізацію друк документів в компаніях залишається гігієнічною нормою. Певні, що вам знайомий наступний сценарій: витрати на друк ростуть, вони не прозорі та їх неможливо спланувати. Покладіть кінець такій невизначеності!

Презентуємо OneRate від Konica Minolta — комплексне рішення, що закриває всі потреби, пов'язані з друком документів в компанії: фіксований щомісячний платіж, все включено

Хочу таке рішення

Централізоване керування процесами створення документів і покращена звітність