ALFA Smart Agro: керування первинними документами з Power Platform
ALFA Smart Agro: керування первинними документами з Power Platform
Розповідаємо, як завдяки Microsoft Power Platform в компанії ALFA Smart Agro оцифровують первинні документи та відстежують їх обіг всередині компанії.
ALFA Smart Agro
Розумний підхід проявляється у всіх процесах в ALFA Smart Agro: в дослідженнях, виробництві та в управлінських рішеннях. Компанія послідовно слідує власній цифровій стратегії розвитку.
Microsoft 365. Безпечні комунікації всередині компанії
Microsoft 365
,
Олександр Лапенко
ІТ директор ALFA Smart Agro
Для наших співробітників Microsoft 365 — це зручність, безпека даних та їхня доступність.
Завдяки Microsoft 365 та іншим хмарним рішенням компанія виявилася готовою до повномасштабної війни та розпорошеної роботи. «24 числа я вже їхав трасою в сторону заходу України, та «на колінках» змінював параметри, які б дозволили підключитися до робочих сервісів поза офісом.
Працівники, які не мали можливості працювати в офісах, змогли продовжувати роботу з будь-яких ІР адрес та будь-якого місця завдяки хмарним рішенням», — резюмує Олександр Лапенко, ІТ директор компанії. Наразі надважливим є доступ із будь-якого пристрою та в будь-який час.
Power Platform. Автоматизована робота з документами
У компанії вирішили автоматизувати певні процеси, бо здебільшого співробітники працюють віддалено. Зараз це оцифрування первинних документів, відстежування їхнього статусу, створення підпису підтвердження на базі
Power Platform. Серед документів — специфікації, видаткові накладні, акти, довіреності тощо, що приходять в офіс у паперовому вигляді та мають оцифруватися.
Наразі цей процес ще знаходиться на етапі впровадження: допрацьовують певні процеси та працюють над інтерфейсом застосунку, щоби допомогти бухгалтерії відслідковувати запити та сповіщення.
Автоматизація роботи з первинними документами дає змогу пришвидшити роботу:
- файл приїздить до офісу,
- його сканують,
- за заздалегідь створеним сценарієм скан відправляється відповідальним особам,
- документ проходить усі етапи звірки та підписання,
- зберігається в електронний архів Sharepoint.
Колеги одразу всередині застосунку бачать статус документа — не потрібно нікому нагадувати та перепитувати щодо етапу файлу. Також автоматизація цього процесу дає змогу не загубити первинні документи. У разі виникнення певних питань щодо документа, його можна знайти за ключовими словами/ЄДРПОУ/тощо та побачити, на якому етапі він зараз знаходиться.
