/
/

  • Пришвидшили пошук документів в архіві у 5 разів: як усе влаштовано в "Аптека 9-1-1"

    Пришвидшили пошук документів в архіві у 5 разів: як усе влаштовано в "Аптека 911"HeroSlider
Konica Minolta

Як юристам з аптечної мережі вдалося в 5 разів пришвидшити пошук потрібних документів у великій базі, впровадивши систему контекстного пошуку корпоративної інформації.

МАЛЕНЬКІ ТРУДНОЩІ ВЕЛИКОГО БІЗНЕСУ

"Аптека 9-1-1" — заснована у 1996 році аптечна мережа, має понад 800 закладів та є одним з провідних роздрібних операторів фармацевтичного ринку України. Компанія пропонує широкий асортимент лікарських засобів, лікувальної косметики, косметичних, діагностичних приладів, ортопедичних товарів, а також товари, спрямовані на підтримку краси та здоров'я всіх членів сім'ї.

"Аптека 9-1-1" активно розширює свою мережу, відкриваючи десятки нових закладів по всій країні. Для кожного потрібно сформувати й підписати близько 15 договорів: з орендодавцем, комунальними службами, податковою та іншими контрагентами. Щодня юридичний департамент працював з чималою кількістю документів, котрі потрібно було редагувати, друкувати та сканувати. Багато часу юристи витрачали й на пошук файлів, як-от типових контрактів, чернеток, зразків.

"Штат юристів розширюється прямопропорціонально масштабуванню бізнесу, — розповідає керівник юридичного відділу. — Наприклад, рік тому 50% моїх колег ще в нас не працювали. Документи, які створювалися різними юристами в різний час, зберігаються у певних теках-сховищах і потрібні компанії в довгій перспективі. Ми гаяли купу часу, коли шукали якийсь із документів".


"Бувало, працівники забували скопіювати файл у потрібну теку. Ба більше, частина інформації зберігалася у хмарі, на комп’ютері, сервері чи в електронній пошті — це створювало хаос." — Ярослав, Керівник юридичного відділу

До всього, діяльність компанії у галузі фармацевтики потребує постійного ліцензування, що також впливає на зростання обсягу документообігу.
Під час реорганізаційних змін у діяльності "Аптека 9-1-1" та при чималій завантаженості роботою, керівництво вирішило спростити процес пошуку документів та вивільнити час працівників. У компанії усвідомлювали, аби не втратити темп росту, треба оптимізувати процеси. Проте не розуміли, як це втілити у життя.

Рішення: знайти документ за хвилину

Аналітики Konica Minolta за два дні роботи в офісі "Аптека 9-1-1" посекундно визначили, скільки часу витрачають юристи на кожен етап оформлення документів, відтворивши весь їхній робочий процес. З’ясувалося, що марнується аномально багато часу на пошук файлів — 20–30 хв замість 1–2 хв.

Facebook-post-64.jpg
Щоб розв'язати цю проблему, Konica Minolta запропонувала впровадити
систему контекстного пошуку по корпоративних документах. Цей інструмент сканує вміст всіх файлів у визначених директоріях — тексти, дані з pdf-файлів й навіть текст на зображеннях — та дозволяє шукати їх за ключовими словами, де б вони не розміщувалися. Для цього юристам достатньо ввести в поле пошуку кілька ключових слів або назву організації-підрядника — такий собі корпоративний Гугл. Середній час пошуку з 20–30 хв скоротився до 1 хв. Тепер працівники можуть оперативно знаходити документи та не витрачати час даремно.
Також у компанії впровадили
аутсорсинг друку від Konica Minolta. Він дав змогу прозоро планувати витрати на процеси створення та сканування документів, подбати про захист корпоративної інформації і юридичних документів шляхом шифрування даних та автоматизувати процес сканування та збереження важливих файлів в електронному архіві.

Результат: працюємо в 5 разів швидше

Команда мережі вже 3 місяці успішно працює з новою системою. До того ж ключовий бізнес-процес, від якого залежить масштабування бізнесу, пришвидшився в 5 разів: тепер контракти та інші документи автоматизовано скануються та зберігаються в електронному архів, а юристи більше не марнують час на пошуки потрібних файлів.
Facebook-post-63.jpg

Наші кейси

Зацікавило рішення?