Керування друком: контроль, безпека та оптимізація друку

Не дайте друку та витратам на нього вийти з-під контролю

Перед організаціями будь-якого розміру й у будь-якій галузі стоять численні фундаментальні проблеми, включно з контролем над витратами, захистом корпоративної інформації та забезпеченням ефективної і продуктивної роботи кожного співробітника.
Друк — це та ділянка, де все дуже легко може вийти з-під контролю, якщо ви не знаєте, хто й що друкує, які користувачі або команди друкують і копіюють найбільше, або скільки це все коштує. Наприклад, надруковані документи можуть залишитися забутими, що означає марну трату грошей і ресурсів, а також потенційну загрозу витоку конфіденційної інформації. А якщо принтер вийде з ладу, наскільки легко користувачі зможуть перемикнутися на альтернативний пристрій?
Ви впораєтеся з цими та іншими проблемами, використовуючи рішення для керування та захисту всієї інфраструктури сканування та друку. Ви зможете:

• Контролювати друк, копіювання та сканування у вашій організації
• Відстежувати, хто, що й коли друкує
• Тримати витрати під контролем, впроваджуючи правила та політики друку
• Захищати інформацію та зменшувати обсяг відходів завдяки автентифікації користувачів
• Оптимізувати продуктивність робочого процесу та керування чергою друку.
  

Контролюйте, аналізуйте, оптимізуйте

Вам потрібно вибрати рішення для керування друком, яке пропонує функції та можливості, що відповідають потребам вашої організації. Серед функцій, на які варто звернути увагу, такі:

Автентифікація користувачів. Завдяки централізованому контролю доступу ви забезпечите автентифікацію користувачів на своїх пристроях для виконання завдань друку. Крім захисту конфіденційної інформації від сторонніх очей і зменшення марнування матеріалів, це дає змогу користувачам надсилати завдання друку на будь-який ваш принтер, під’єднаний до мережі. Деякі рішення для керування друком також дозволяють легко керувати безпечним друком із мобільних пристроїв, включно з персональними пристроями (BYOD).

Моніторинг і звітність. Дає змогу відстежувати й контролювати користування в режимі реального часу за допомогою регулярних, запланованих і звітів на вимогу. Ви матимете дані, необхідні для виявлення та розслідування надмірного або іншого аномального використання ресурсів певними особами або відділами. Ви також можете створювати управлінські звіти, які забезпечать керівництво вищого рівня зведеними даними та інформацією про раціональність використання ресурсів.

Керування користувачами та витратами. Ви зможете контролювати витрати й стягувати оплату, закріплюючи за користувачами різні типи витрат або надаючи їм можливість вибирати відповідний тип витрат, рахунок або код проєкту перед друком документа. Ви також можете призначити різні прайс-листи пристроям, групам витрат і користувачам.

А створюючи правила або політики друку, ви можете забезпечити більш жорстке управління витратами, надаючи користувачам різних ролей доступ до різних пристроїв і функцій. Наприклад, ви можете зробити двосторонній друк типовим для всіх або обмежити кольоровий друк для користувачів певних ролей.

Централізоване керування користувачами та витратами може допомогти вам зменшити витрати на послуги друку на 30 %.

Облік витрат і керування бюджетом. Щоби забезпечити гнучкість і контроль над витратами, обирайте рішення для керування друком, яке дозволяє виділяти користувачам бюджети на друк із можливістю поповнення їхніх рахунків. У такому середовищі, як університет, наприклад, це дає змогу надати студентам безплатну квоту на друк, яку вони можуть за потреби збільшувати.

Керування чергою друку. Якщо ви маєте власну друкарню, вам може знадобитися рішення для керування друком, яке забезпечує ефективне керування виробничою чергою друку на додаток до офісної.

Керування робочими процесами. Якщо ви вже на шляху до цифрової трансформації, то можете бути певні, що обране вами рішення також допоможе розробити ефективні робочі процеси із застосуванням сканування для підвищення продуктивності праці ваших співробітників.