Зробіть підписи документів частиною цифрового процесу
Якщо люди, яким потрібно підписати видрукований документ, перебувають у різних місцях, документ необхідно передати їм у належному порядку. Транспортування або надсилання фізичних документів, що містять конфіденційну інформацію, може бути пов’язане з ризиком для безпеки, а бізнесові процеси можуть бути припинені, поки документ у дорозі.
Цифрові підписи для цифрових документів
Використовуючи рішення для електронного підпису, люди просто створюють свої підписи за допомогою пальця чи мишки або завантажують зображення свого підпису.
Коли документ готовий до підписання, ви ініціюєте процес, вказуючи порядок підписання. Усі — включно з третіми особами, — кому необхідно підписати документ, отримують повідомлення про те, що документ уже «в дорозі». Як власник документа, ви отримуєте повідомлення після підписання кожною людиною й після завершення процесу електронного підписання, щоби ви могли перейти до наступного кроку.
Оцініть усі переваги відразу
Повністю цифровий процес
Сервіс сприяє цифровій трансформації та впровадженню електронних процесів, усуваючи необхідність видруковувати документи для підпису та позбавляючи необхідності повторно сканувати їх після підписання.
Підписуйте звідки завгодно
Підписувачі можуть підписувати документи в будь-якому місці та в зручний для них час, використовуючи будь-який наявний пристрій.
Усуваючи потенційні затримки, пов’язані з фізичним підписанням, ви прискорюєте процес погодження та візування та забезпечуєте безперервність процесів.
Оскільки документи більше не надсилаються й не перевозяться в друкованому вигляді, інформація, що міститься в них, менш схильна до ризику втрати.
Електронні підписи дають змогу заощаджувати час та гроші, необхідні для друку документів, їх транспортування чи пересилання підписувачам, а також повторного сканування для зберігання в електронному вигляді.
Пришвидшили пошук документів в архіві у 5 разів: як усе влаштовано в "Аптека 9-1-1"
Аналітики Konica Minolta за два дні роботи в офісі "Аптека 9-1-1" посекундно визначили, скільки часу витрачають юристи на кожен етап оформлення документів, відтворивши весь їхній робочий процес. З’ясувалося, що марнується аномально багато часу на пошук файлів — 20–30 хв замість 1–2 хв.
Щоб розв'язати цю проблему, Konica Minolta запропонувала впровадити
систему контекстного пошуку по корпоративних документах. Цей інструмент сканує вміст всіх файлів у визначених директоріях — тексти, дані з pdf-файлів й навіть текст на зображеннях — та дозволяє шукати їх за ключовими словами, де б вони не розміщувалися. Для цього юристам достатньо ввести в поле пошуку кілька ключових слів або назву організації-підрядника — такий собі корпоративний Гугл. Середній час пошуку з 20–30 хв скоротився до 1 хв. Тепер працівники можуть оперативно знаходити документи та не витрачати час даремно.
