Автоматизація звірки документів
Жодне виправлення не залишиться непоміченим
Підписані документи з помилками можуть коштувати компанії надто дорого
Уявімо, що ви отримали важливий документ, як-от договір з постачальником, який потрібно підписати. Найперше, ви маєте переконатися, що текст на папері повністю відповідає взаємоузгодженому цифровому оригіналу. Що ви робитимете?
Будьмо відвертими: ви терпляче й уважно будете порівнювати два документи рядок за рядком. Адже перед самим фактом підписання будь-яка зі сторін могла внести виправлення, які вплинуть на умови угоди, що були обумовлені.
Працівники бек офісів компаній із галузей дистрибуції, логістики, ритейлу щодня обробляють десятки, а то й сотні паперів. Щоби уникнути помилок, юристи, бухгалтери, секретарі, адміністратори та спеціалісти з кадрів мають ретельно перевіряти кожен оригінал документу, порівнюючи його з погодженою версією.
Ба більше, часто доводиться звіряти документи у різних форматах. За дослідженням найчастіше порівнюють:
- паперовий документ з електронною копією (78%),
- різні версії документів у текстовому форматі (61%),
- документ MS Office з PDF-файлом (55%),
- електронний документ із зображенням (37%).
Погодьтеся, цей процес тривалий, напружений і ненадійний. Автоматизація звірки документів дасть змогу не лише зекономити час вашої команди, але й уникнути ризиків.
Чому це важливо ❓
📑 Один зайвий нуль в контракті суттєво змінює його умови.
📑 Зменшення відсоткових ставок за кредитом призводить до недоотриманого прибутку банку.
📑 Видалений пункт у трудовому договорі може завдати збитків компанії.
Таких небажаних виправлень від контрагентів, що впливають на угоду, може бути багато. Перевіряйте кожен рядок документу ретельніше.
Автоматизація процесу порівняння документів від Konica Minolta ⚙️
✓ Швидке порівняння двох версій документів
✓ Уникнення помилок та ризиків під час підписання
✓ Щасливіша команда, клієнти та партнери
Спрощуємо звірку документів
Заміна навіть одного символу в документі може завдати збитків вашому бізнесу
Рішення Konica Minolta для автоматизації звірки паперів знаходить кожен змінений, доданий та видалений символ у файлах. Будьте певними, що працюєте з вірною версією важливого документа, порівнюючи відсканований екземпляр з цифровим оригіналом в один клац.
Офісний хаб Konica Minolta
Обладнання
Багатофункціональні пристрої bizhub є невіддільною частиною даного рішення. Вони сканують паперові версії документа. Скористайтеся перевагами
аутсорсингу друку від Konica Minolta
