/
/
/
Відповідно до одного з нещодавніх досліджень, впровадження електронних підписів дозволило 92 % фінансових установ, зокрема, скоротити кількість помилок при скануванні у своїх робочих процесах. А ще 66 % з них змогли значно зменшити кількість втрачених файлів, покращивши таким чином якість даних.
Інше нещодавнє дослідження показало, що підприємства всіх галузей у середньому заощаджують від 55 % до 78 % часу та грошей при переході на електронний підпис із паперового.

Але, мабуть, найважливішою статистикою є наступна: отримання підписаного документу в традиційний спосіб, тобто на паперовому носії, у середньому займає близько п’яти днів. Скільки часу потрібно для отримання електронного підпису?
Приблизно 37 хвилин.

Процес підписання документів є важливою складовою діяльності — незалежно від того, у якій галузі ви працюєте. Однак багато компаній відчувають труднощі в цьому, здавалося б, простому процесі та несуть через це величезні витрати.

Завдяки належній системі управління інформацією, такій як
M-Files, ви зможете зробити все це легко, просто та ефективно. Ви зможете використовувати технології для підтримки та розширення можливостей ваших робочих процесів, що дозволить вам менше зосереджуватися на адміністративних аспектах, а більше — на побудові успішного бізнесу, саме таким, яким він має бути.

Підхід M-Files для автоматизації погодження та підписання документів в електронному вигляді

Загалом, M-Files є інструментом, розробленим для зменшення труднощів, витрат і навіть ризиків для безпеки, притаманних паперовому та ручному процесам підписання документів.

Кожна компанія, незалежно від її розміру, має документи, які потребують підписів для виконання. Сюди можна віднести такі документи, як контракти, договори купівлі-продажу, угоди тощо. На жаль, для багатьох компаній цей процес залишається ручним і відбувається або електронною поштою, або, що ще гірше, на паперових носіях, які передаються від людини до людини, що є неефективним і виснажливим процесом.

Щоразу, коли документ потрапляє з рук у руки, він може бути загублений. Є ризик припуститися помилки, через яку процес почнеться спочатку. Існує ймовірність того, що існуватимуть різні версії, які водночас з’являться на світ, що суттєво заплутає процес.

Незалежно від того, чи документ втрачено, пошкоджено, чи він суперечить іншій версії, дві речі залишаються істинними: втрачається величезна кількість часу, а операційний ризик зростає набагато більше, ніж ви повинні були б мати справу з ним.

Втім, правильна платформа управління інформацією, така як M-Files, може забезпечити простий робочий процес для цих документів і значно покращити ситуацію відразу після впровадження. Використовуючи M-Files, ви можете керувати всім процесом перевірки, затвердження та підписання документів від початку до кінця — і все це на основі єдиної затвердженої версії.

Загалом, процес виглядає приблизно так:

  • Створення. Ваші користувачі створюють документ — контракт, договір або будь-яку іншу угоду.
  • Сповіщають, переглядають, затверджують. Потім вони призначають йому робочий процес — повідомляють сторони та роблять його доступним для потенційних рецензентів і затверджувачів. Залежно від ситуації, це можуть бути інші співробітники, керівники організації або навіть зовнішні джерела, наприклад, клієнти.
  • Підписання. M-Files інтегрується з системами для обміну документами з контрагентами, як-от Вчасно.
  • Зберігання. Після того, як усі сторони підписали документ, єдина, точна версія документа доступна в M-Files, і робота може продовжуватися безперервно.

Усе це, а також усунення всіх тих неприємних ручних процесів і паперових документів, які виникають на цьому шляху.
Згідно з тим самим дослідженням, про яке ми згадували вище, підготовка документа та його підписання в електронному вигляді обходиться буквально на 55 % дешевше, ніж на папері. Це може звучати чудово, але ніколи не забувайте, що існує низка помилок, яких ви можете припуститися, і які повністю «з’їдять» цю рентабельність інвестицій.

Усе це є значною мірою причиною того, чому
інтелектуальна платформа управління інформацією, така як M-Files, є такою ефективною в першу чергу. M-Files не лише допоможе вам побудувати кращі робочі процеси, пов’язані з маршрутизацією та підписанням документів, але і зробить їх доступними для всіх підрозділів вашої компанії. Люди, яким потрібен доступ до підписаного документа для виконання своєї роботи, отримають його миттєво.

Усе це сприяє досягненню найважливішої мети: дати вашим користувачам змогу зосередитися на менш трудомістких адміністративних завданнях, щоб вони могли зосередити більше уваги на вашому бізнесі, як це й повинно бути.
Оптимізуйте документообіг з M-Files

M-Files — це набір потужних інструментів для пошуку, редагування, обміну та впорядкування контенту й інформації вашої компанії. Це інтелектуальна платформа, що додасть штучний інтелект до ваших офісних процесів. У фокусі M-Files контент, а не місце його розташування.Konica Minolta Ukraine є партнером M-Files впроваджує рішення для внутрішнього документообігу в Україні.

Запланувати демо прямо зараз
Оптимізуйте документообіг з MFiles0
Поділитися:

Оцініть цю статтю